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4 Schritte, wie Sie die Zertifizierung Ihres QM-Systems erfolgreich vorbereiten können

Mit der Zertifizierung ihres QM-Systems können Bildungsorganisationen den Nachweis erbringen, dass sie nach ISO 9001, AZAV, ISO 29990 oder anderen Regelwerken arbeiten und können so wettbewerbsstark auf dem Markt agieren. Die Zertifizierung von QM-Systemen übernehmen akkreditierte Zertifizierungsorganisationen, die die Systeme mit anerkannten Normregelwerken abgleichen und bewerten. Bevor Organisationen jedoch das Zertifikat in den Händen halten können, sind einige Schritte zu beachten, um das Zertifizierungsverfahren erfolgreich vorzubereiten.

1. Auswahl einer Zertifizierungsgesellschaft
Die Zertifizierung des QM-Systems sollte eine unabhängige und akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft übernehmen. Akkreditiert bedeutet, dass der Zertifizierer von einem Akkreditierer auf die Einhaltung bestimmter Regeln überwacht wird. Diese Regeln sind für alle akkreditierten Zertifizierungsgesellschaften weltweit verbindlich und in der ISO/IEC 17021 festgelegt. Sie beinhaltet beispielsweise die Qualifikation der Auditoren, die Durchführung und Dokumentation von Audits und den Inhalt von Zertifikaten. Die Einhaltung überwacht in Deutschland die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS). Die Hauptkriterien für die Auswahl eines Zertifizierers sind Fachkompetenz, Unabhängigkeit, Akzeptanz auf dem Markt und die flächendeckende Tätigkeit lokal vor Ort und national bzw. global. CERTQUA stellt sich als akkreditierte Zertifizierungsstelle und Fachkundige Stelle in regelmäßigen Abständen den umfassenden Akkreditierungsaudits der DAkkS, um ihren Kunden eine regelkonforme und kundenorientierte Zertifizierungsdienstleistung bieten zu können.

2. Vorbereitung auf die Zertifizierung
Vor dem Zertifizierungsaudit besteht für Organisationen die Möglichkeit ein Voraudit oder auch Qualitäts-Check-Up genannt, in Anspruch zu nehmen. Dabei kommt ein Auditor ins Haus der Organisation und prüft mit anschließender Berichterstellung alle vorliegenden Dokumente und Verfahrensanweisungen. Im Bericht wird dann eine Aussage darüber getroffen, wo Schwachstellen im QM-System liegen und welche notwendigen Schritte die Organisation für eine Zertifizierung noch einleiten muss. Diese Leistungen sind jedoch optional und können je nach Bedarf in Auftrag gegeben werden.

3. Durchführung des Zertifizierungsaudits
Vor dem Zertifizierungsaudit wird zwischen Auditor/in und dem Unternehmen ein Auditplan abgestimmt. Dieser enthält
• Auditart
• Stand der Managementdokumentation
• QM-Beauftragter des Unternehmens
• Namen der Auditoren
• Auditbeginn (Datum, Uhrzeit)
• Termine, Zeitpunkte, Orte
• Namen, Rollen und Verantwortlichkeiten der Begleitpersonen
• Auditierte Prozesse
• Pausen
Ziel des Audits ist es, die Wirksamkeit des Managementsystems auf Grundlage der geltenden Norm zu bewerten. So beinhaltet das Zertifizierungsaudit folgende Punkte:
• Informationen über die Konformität mit den Anforderungen der Norm
• Leistungsüberwachung der Ziele der Hauptleistungen den Organisation
• Das Managementsystem und die Leistungsfähigkeit des Kunden in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften
• Funktionsfähige Steuerung der Prozesse
• Verantwortung der Leitung
• Interne Audits und Managementbewertung
Das Audit selbst erfolgt durch Befragung der Mitarbeiter, Einsichtnahme relevanter Dokumente, Richtlinien und Betriebsbegehungen. Nach Beendigung des Audits wird das Unternehmen in einem Abschlussgespräch über das Ergebnis unterrichtet und in einem Auditbericht dokumentiert. Soweit es aufgrund der Ergebnisse nötig ist, wird ein Termin für ein Nachaudit festgelegt. Bis dahin können mögliche Abweichungen beseitigt werden.

4. Zertifikatserteilung, Überwachungs- und Rezertifizierungsaudit
Nach positiver Prüfung des QM-Systems und Behebung aller Abweichungen wird das Zertifikat von der Zertifizierungsgesellschaft erstellt. Dieses ist üblicherweise 3 Jahre gültig, wenn die jährlichen Überwachungsaudits zu einem positiven Ergebnis führen. Beim Überwachungsaudit werden die wesentlichen Normforderungen geprüft sowie die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen zu den Abweichungen aus den vorherigen Audits bewertet. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer ist ein Rezertifizierungsaudit zur Verlängerung des Zertifikats durchzuführen. Hierbei wird die Wirksamkeit des gesamten QM-Systems, wie im ersten Zertifizierungsaudit geprüft.