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6 Schritte, wie Sie ein internes Audit durchführen können

Interne Audits dienen der Bewertung und der Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems eines Unternehmens. Sie werden meist von geschulten Mitarbeitern durchgeführt, die die gesamte Aufbau- und Ablauforganisation ihrer Einrichtung auf Konformität der Normenanforderungen des Regelwerks überprüfen. Für die Durchführung eines Audits sind folgende 6 Schritte notwendig:

1. Audit veranlassen

Für die Vorbereitung und Durchführung eines Audits ist der Auditteamleiter zuständig. Führt nur ein Auditor das Audit durch, dann ist er in Personalunion der Teamleiter. Dieser nimmt in einem ersten Schritt Kontakt mit dem zu auditierenden Bereich auf und informiert die Mitarbeiter über Audittermin, Auditziele, Auditplan, Auditumfang, Methoden und die Zusammensetzung des Auditteams.

2. Audit vorbereiten

In dieser Phase der Auditdurchführung prüft der Auditteamleiter die Managementsystemdokumentation, sofern sie ihm nicht bekannt ist oder wesentliche Änderungen durchgeführt worden sind. Über die Dokumentenprüfung sollte ein Bericht erstellt werden. Dieser enthält die formalen und inhaltlichen Mängel, den Bezug zum Regelwerk und Verbesserungsmaßnahmen, die die Mängel beheben können. Danach sollte das Auditteam die Unterlagen zusammenstellen, die für die Durchführung des Audits notwendig sind. Diese sind z.B. Checklisten und Pläne für Auditproben, Formulare für die Aufzeichnungen von Informationen etc.

3. Audit durchführen

Ist der Tag des Audits gekommen, sollte immer zuerst eine Erföffnungsbesprechung stattfinden. Sie wird vom Auditteamleiter moderiert und bezieht die oberste Leitung sowie beteiligte Führungskräfte ein. Die Besprechung dient der Abstimmung aller am Audit beteiligten Parteien, um die Audittätigkeiten wie im Auditplan festgelegt durchführen zu können. Danach folgt das eigentliche Audit. Dieses kann mit verschiedenen Methoden durchgeführt werden: Interview mit Beschäftigten, teilnehmende Beobachtung, Prüfen von Dokumenten und Aufzeichnungen sowie Berichten aus anderen Quellen, wie z.B. Kundenfeedback oder externe Umfragen.

4. Auditbericht erstellen

Der Auditbericht beinhaltet Auditfeststellungen und Auditschlussfolgerungen des durchgeführten Audits. Auditfeststellungen sind Ergebnisse aus der Bewertung der gesammelten Auditnachweise und zeigen die Konformität bzw. Nichtkonformität in Bezug auf das Regelwerk auf. Die Schlussfolgerungen sind dann das Ergebnis eines Audits nach Berücksichtigung der Auditziele und aller Auditfeststellungen.

5. Audit abschließen

Das Audit ist beendet, wenn alle geplanten Audittätigkeiten durchgeführt worden sind bzw. wie es mit dem Auftraggeber vereinbart wurde. Dies ist der Fall, wenn der Auditbericht den beteiligten Parteien übermittelt und von dieser akzeptiert wurde.

6. Verbesserungsmaßnahmen aufzeigen

Die Schlussfolgerungen des Audits können die Notwendigkeit von Vorbeugungs- und Verbesserungsmaßnahmen aufzeigen. Diese werden in der Regel vom Unternehmen entschieden und innerhalb eines vereinbarten Zeitraums durchgeführt.

Interne Audits sind eine hilfreiche Maßnahme, um sich auf ein externes Audit durch eine Zertifizierungsorganisation vorzubereiten. Eine Zertifizierungsorganisation, die auf die Zertifizierung von Einrichtungen der beruflichen Bildung spezialisiert ist, ist die CERTQUA GmbH (www.certqua.de). Sie ist eine nach ISO 17021 akkreditierte Zertifizierungsorganisation für Bildungs- und Dienstleistungsorganisationen. Darüber hinaus ist die CERTQUA als „Fachkundige Stelle“ auf Basis der Rechtsverordnung AZAV akkreditiert.