Wie Dokumenten-Management-Systeme Forschern und Entwicklern das Leben leichter machen

Dokumenten-Management-Systeme in der Forschung

In sehr vielen Bereichen des Arbeitslebens spielt die Dokumentation eine wichtige Rolle – ganz besonders in der Forschung und Entwicklung. Schlecht organisierte oder undokumentierte Arbeit ist hier gleichbedeutend mit verlorenem Fortschritt. Fehlende Dokumentation kann sogar Verlust von Zertifizierungen und Akkreditierungen führen!

In einer Studie aus dem 2013 zum Thema "Entwicklung eines Dokumenten-Management-Systems für Laborunterlagen im Klinikbetrieb" kommt die große Mehrheit der beteiligten Institute zu dem Schluss, dass Dokumenten-Standardisierung und -Organisation aus den vorgenannten Gründen sehr wichtig sind. Hier finden Sie weitere nützliche Informationen zum Thema Dokumenten-Management-Systeme

Ein Dokumenten-Management-System, welches speziell für F&E-Labors entwickelt wurde, verbessert die Organisation, ermöglicht den zentralen Zugriff auf die Informationen sowie die automatische Datensicherung – und ist außerdem umweltfreundlich, weil es ohne Papier auskommt!

Ein Dokumenten-Management-System ermöglicht die korrekte Klassifizierung und Organisation. Eine korrekte Klassifizierung und Organisation von Informationen führt zu höherer Leistung und einer besseren Zusammenarbeit der Mitarbeiter.

Insbesondere dadurch, dass weder Zeit, noch Energie verschwendet wird, um Informationen zu finden. Ein standardisiertes System ermöglicht es auch neue Kollegen oder denjenigen, die nicht regelmäßig im Labor arbeiten, Informationen leicht zu finden.

Bei Verwendung eines Cloud-basierten Dokumenten-Management-Systems sind alle Dateien vor katastrophalen Hardware- oder Infrastrukturausfällen geschützt. In den meisten Forschungs- und Entwicklungslabors würde ein großer Datenverlust zu signifikanten Verzögerungen führen und somit enorm viel Zeit und Geld kosten.

Wenn Datensicherungen unvollständig waren, kann es durchaus passieren, dass Daten nicht mehr vollständig wiederhergestellt werden können. Ein Cloud-basiertes Dokumenten-Management-System eliminiert dieses Risiko.

Wenn darüber hinaus Informationen zur Überprüfung und Genehmigung vorgelegt werden müssen, kann das richtige Dokumenten-Management-System auch hier Zeit und Ressourcen sparen. Denn alle Informationen, die dafür benötigt werden, sind leicht auffindbar und wiederverwendbar.

Das Dokumenten-Management-System bildet den zentralen Ort für alle aufgezeichneten Informationen. Dadurch reduziert sich das Risiko, dass Informationen hinter einem Aktenschrank oder auf einem Mitarbeiter-Schreibtisch oder in elektronischer Form verlorengehen, weil sie zum Beispiel nicht im Netzwerk gespeichert wurden.

Darüber hinaus stellt ein DMS die Werkzeuge bereit, um innerhalb Ihres Unternehmens eine Wissensdatenbank aufzubauen, die dann innerhalb Ihrer Organisation gemeinsam genutzt werden kann. Andere Benutzer haben sofort Zugang zu den Informationen. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Kommunikation mit anderen Teams innerhalb der Organisation deutlich.