Umweltfreundliche Vorstandsetage

Dokumentenmanagement

Vorstandsetagen sind häufig regelrechte CO2-Schleudern, in denen Jahr für Jahr viele Tausend Seiten Papier für unnötige Vorstandspakete verschwendet werden. Warum setzen Vorstandsmitglieder bei ihren Bemühungen um nachhaltig wirtschaftende Unternehmen zuallerletzt in der Vorstandsebene an? In jedem Quartal kommen die Vorstandsmitglieder mit einem mehr als 200 Seiten dicken Satz Unterlagen zusammen. Mit großem Aufwand werden diese Pakete häufig landesweit und ins Ausland zugestellt. Zusätzlich zu den Kosten für derartige Konvolute ist dieser enorme Papierverbrauch nicht gerade nachhaltig, sondern schadet der Umwelt und ist dabei ganz ehrlich gesagt ziemlich verzichtbar und ineffektiv.

Die Lösung ist einfach: elektronische Zusammenarbeit an Dokumenten und elektronisches Sitzungsmanagement. In online verfügbaren Wissensdatenbanken werden geschäftliche Informationen sicher aufbewahrt und können dort von jedem Ort in der Welt aus abgerufen werden. Vorstandsmitglieder können online zusammenarbeiten und dabei ganz beruhigt sein, dass ihre Informationen nicht im Zug vergessen werden oder per E-Mail an die falsche Person geschickt werden können.

Die Technologie für Sitzungsportale erfreut sich weltweit zunehmender Beliebtheit wegen der Vorteile, die sie bietet, und den Problemen, die endlich damit gelöst werden. Vorstandsmitglieder können dicke Aktenberge gegen ein leichtgewichtiges iPad oder ein Notebook eintauschen. Vorstandspakete, Sitzungsinformationen und sonstige geschäftliche Informationen sind immer - ob nun in einer Sitzung oder in einem Taxi - sicher in Reichweite, wenn sie benötigt werden. Die Effizienz steigt, aber die Kosten sinken. Als treibende Kräfte hinter Programmen für die soziale Unternehmensverantwortung und Verhaltenskodizes ebnen Vorstandsmitglieder mit neuen Technologien und Richtlinien den Weg für ihre Unternehmen.

Aus welchem Grund ist die Vorstandsetage also der letzte Ort, für den Vorstandsmitglieder nach Verbesserungen suchen? Traditionen bleiben immer gleich, aber führende Vorstände brechen mit ihnen und bereiten sich auf kommende Entwicklungen vor: Umweltfreundliche Vorstandsetagen sind die Zukunft.