Computer & Elektronik
E-Mail Archivierung leicht gemacht - mit der richtigen Software
Die E-Mail Archivierung macht in Unternehmen nicht nur Sinn, sie ist sogar gesetzlich vorgeschrieben. Seit 2007 müssen laut Paragraph 147 der Abgabenverordnung alle geschäftsrelevanten E-Mails in Unternehmen archiviert werden. Dies gilt für Kleinunternehmer ebenso wie für mittelständische Unternehmen. Das es einen zu großen Verwaltungsaufwand bedeuten würde, bei jeder E-Mail zu entscheiden, ob diese archivierungspflichtig ist oder nicht, macht es Sinn, die gesamte E-Mail Archivierung einer Software zu überlassen. Dabei sollten Unternehmen jedoch auf einige Dinge achten.
Wie lange müssen E-Mails gespeichert werden?
Wie lange E-Mails gespeichert werden müssen, hängt von der Art der E-Mail ab. Grundsätzlich wird zwischen Dokumenten im Sinne des Handelsgesetzbuches und steuerrelevanten E-Mails unterschieden. Steuerrelevante E-Mails wie zum Beispiel Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Aufträge oder auch der E-Mail-Verkehr mit Versicherungen und Steuerberatern muss grundsätzlich sechs Jahre lang archiviert werden. Die Fristen beginnen jeweils zum Ende des Kalenderjahres in dem die E-Mail verschickt wurde. Noch länger werden E-Mails gespeichert, die als Dokumente gelten. Dazu gehören zum Beispiel Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Handelsbriefe. Dies betrifft den E-Mail-Verkehr, der solche Dokumente als Anhang enthält. Hier beträgt die Speicherungspflicht zehn Jahre.
Speichermedium und Dokumenten Format
Nach den Grundsätzen der EDV gestützten Buchführungssysteme müssen E-Mails mit einem unveränderbaren Index gespeichert und archiviert werden. Die einfache E-Mail Archivierung auf dem Server ist demnach also nicht ausreichend. Das gewählte Dateiformat muss die Wiedergabe in bildlicher Übereinstimmung mit dem Original gewährleisten. Eine gute Software erfüllt diese Bedingungen. Eine Archivierung von E-Mails in Papierform ist übrigens ebenfalls nicht zulässig, da in diesem Fall die Form der Original Dokumente verändert wird.
Welche Software ist für die E-Mail Archivierung empfehlenswert?
Das Angebot an Archivierungssoftware für E-Mails ist groß, derzeit gibt es über 40 Angebote. Die Auswahl sollte anhand des Anwendungsprofiles erfolgen. Allerdings erfüllen nicht alle Archivierungsprogramme auch die Anforderungen der Abgabenverordnung. Dies trifft nur auf Archivierungssoftware mit TÜV Zertifikat zu wie zum Beispiel die Software REDDOCC MailDepot, die uneingeschränkt empfehlenswert ist. Eine gute Software für die E-Mail Archivierung speichert und Indexiert ausgehende und eingehende E-Mails voll automatisch. Auch das Durchsuchen von E-Mails ist mit einer solchen Software möglich, selbst wenn sich die Daten auf einem externen Speichermedium befinden.