Events

Eine Konferenz organisieren

Wer eine etwas grössere Konferenz, mit zum Beispiel mehreren hundert Besuchern, planen muss, der muss sich im Vorfeld einiges überlegen, damit der Event zum Erfolg wird. Diese kleine Checkliste soll dabei helfen, die wichtigsten Schritte zu definieren. Ausserdem wirft die Liste einige Fragen auf, welche man sich als Organisator stellen sollte. Hier also die Checkliste mit den drei wichtigsten Teilen:

Eine Konferenz organisieren

Abklärungen

Bevor irgendetwas geplant werden kann, müssen diverse Abklärungen gemacht werden. Dazu gehören in etwa die folgenden Fragen:

• Kann der Organisator alles selbst organisieren oder muss er sich dazu Unterstützung holen? Und falls ja, wo bekommt er diese?
• Welche Grösse wird diese Konferenz in etwa umfassen, also wie viele Personen werden teilnehmen?
• Wie soll ein solcher Anlass überhaupt finanziert werden und wer wird das bezahlen?
• Wann und wo soll die Konferenz stattfinden? Besonders gute Frage, wenn man zuvor festgelegt hat, wie viele Teilnehmer man erwartet.
• Wer sind die Teilnehmer? Und erwarten diese neben der Konferenz noch weitere Dinge? (Verpflegung, Restaurant, Hotel, usw)

Planung

Nach die zuvor gestellten Fragen beantwortet wurden, geht es nun an die eigentliche Planung des Event. Dazu nutzt man die Informationen aus dem ersten Schritt.

• Als erstes macht es Sinn, wenn man hier eine Liste erstellt, mit allen Arbeiten, welche überhaupt erledigt werden müssen.
• Dann müssen Termine gesetzt werden und auch Deathlines. Damit setzt man einen Rahmen fest und hat nun ein klares Ziel vor Augen.
• Die zuvor definierten Arbeiten müssen nun in den Terminkalender einfliessen, damit diese abgearbeitet werden können.

Zu erledigende Arbeiten

Was überhaupt die Arbeiten, welche es zu erledigen gibt? Das ist eine gute Frage, welche in diesem Schritt beantwortet werden soll.

• Lokal und Material muss organisiert werden. Konkret müssen Räumlichkeiten gefunden werden, welche genug Platz für alle Teilnehmer bieten. Aber auch Einrichtung muss vorhanden sein, wie zum Beispiel Stühle oder Beamer.
• Es müssen Personen gefunden werden, welche an der Konferenz sprechen werden. Diese müssen auch angesprochen und eventuell reserviert werden.
• Je nach grösse der Konferenz müssen auch unzählige Leute oder zum Beispiel Freiwillige gefunden werden, welche bei der Durchführung helfen.
• Aber auch Kleinmaterial wie zum Beispiel Kugelschreiber, Büromaterial, Werkzeug oder Ausweishüllen dürfen nicht fehlen.
• Die Konferenz muss beworben werden, wobei hier verschiedene Marketingstrategien zum Einsatz kommen können.
• Die Finanzierung der Konferenz muss definiert werden. Oft kommen hier auch Sponsoren zum Einsatz, damit die Kosten getragen werden können.
• Der genaue Ablauf des Event muss geplant sein, denn daran richtet sich schlussendlich alles und jeder.

Eine Konferenz durchzuführen ist auf jeden Fall mit viel Arbeit verbunden. Arbeitet man aber mit einem Plan, ist das ganze für die meisten Personen sehr gut machbar.