Der Einsatz von Thermorollen als Wertbons auf Festen und Veranstaltungen mit kulinarischen Angeboten.
Elektronische Kassensysteme als komfortable Steuerungsinstrumente in der Event-Gastronomie
Worum geht es?
Wer kennt sie nicht, die Bier- und Bratwurststände auf dem Dorffest, die Getränketheken und Eisstände an der Beach-Bar oder den Weinausschank und die Grillangebote bei den jährlichen Veranstaltungen des Winzer-, Feuerwehr- oder Schützenvereins? Gastronomen sorgen vielerorts und bei zahlreichen Anlässen für das leibliche Wohl. Auf solchen Events haben sich in den zurückliegenden Jahren zunehmend mehr elektronische Kassensysteme etabliert, die für dieses Einsatzgebiet auf einen effizienten und sicheren Ablauf hin konfiguriert sind. Besonders häufig kommen dabei Wertbons zum Einsatz.
Das Wertbon-System
Die Planung, Durchführung und Abrechnung von Bewirtungsangeboten auf einer Karnevalssitzung, einem Sommerfest oder anderen Veranstaltungen in Festhallen bzw. unter freiem Himmel sind selten gut planbare und überschaubare Projekte - ein Problem, das Veranstalter und Event-Gastronomen kennen. Insbesondere die effiziente und kundenfreundliche Gestaltung der einzelnen Abläufe, aber auch die Verkaufskontrolle stellen je nach Art und Umfang des Festes stets Herausforderungen dar. Nicht zuletzt sollte auch eine einfache Abrechnung möglich sein, die nicht nur alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt, sondern auch statistische Werte für vergleichbare Anfragen liefert.
Aus diesem Grund nahm in den letzten Jahren der Einsatz von Schank- und Abrechnungssystemen zu, die in hohem Maß zugleich den Bedürfnissen der Gäste sowie den Anforderungen der Gastronomen folgen. Das aktuell gebräuchlichste System beruht auf der zentralen Ausgabe von Wertbons, die z.B. mittels klassischen Gastrodruckern auf Thermorollen gedruckt werden. Im einzelnen funktioniert es folgendermaßen:
Die Gäste einer Veranstaltung informieren sich zu Beginn mithilfe von Aufstellern und Preisübersichten über das jeweilige Angebot an Speisen und Getränken. Danach erfolgen die Bestellung und Bezahlung an einem zentralen Kassenplatz, der teilweise mit mehreren Kassenterminals und kompetenten Servicekräften ausgestattet ist. Dort erhalten die Kunden je Artikel einen eindeutig identifizierbaren und fälschungssichern Wertbon, versehen mit der Produktbezeichnung im Klartext, einer laufenden Nummer sowie mit Datum und Uhrzeit, ausgehändigt. Diese Wertbons können anschließend an den betreffenden Ständen gegen das bereits bezahlte Angebot des Gastronomen eingetauscht werden. Auf den Eintausch folgt eine Entwertung des Bons.
Was sich gelesen eventuell etwas umständlich anhört, ist in der Praxis jedoch sehr praktikabel und wirkt sich angenehm auf den Ablauf aus. Sowohl für den Gastronomen, als auch für den Kunden. Nachfolgend die konkreten Vorteile:
Vorteile für den Kunden:
- bargeldlose Zahlung auf dem gesamten Veranstaltungsgelände;
- Beratung und Information am Kassencounter durch geschultes Personal;
- sehr hohe Hygienebedingungen und bessere Warenpräsentation am Stand;
- kurze Wartezeiten an den Ausgabeständen, da dort keine Bezahlung erforderlich;
- spätere Abholung am Ausgabestand möglich, sofern ein Artikel zeitweise nicht erhältlich ist (z.B. Rostbratwurst);
- an der Kasse kann der Wert nicht eingelöster Wertbons erstattet werden.
Vorteile für den Anbieter / Gastronomen:
- ein zentraler Kassenplatz übernimmt alle Zahlungsvorgänge und reduziert dadurch u.a. das Risiko von Diebstählen (da nur dort Umgang mit Bargeld, außer evtl. bei Pfandrückgabe);
- die Artikel werden direkt auf Schnelldrucktasten des Kassensystems angebracht, Text und Preis sind vom Kassentechniker bzw. Kassenverleih fest einprogrammiert;
- keine Rechenfehler, da die Kassen mit Rückgeldfunktion arbeiten;
- rasche Abwicklung des Zahlungsvorgangs durch schnelle Thermodrucker;
- Verwendung von extra-starken Thermorollen unterstreichen die Wertigkeit der ausgestellten Bons. Das höhere Papiergewicht verbessert die Handhabung;
- Erfüllung der Hygienevorschriften an den Ausgabeständen (Umgang mit Bargeld);
- schnelles Vorankommen am Essens- oder Getränkestand aufgrund der genauen Artikelbeschreibung auf dem Wertbon (z.B. nicht nur Schnitzel, sondern „Schnitzel mit Pommes“ oder „Schnitzel mit Bratkartoffeln“), so dass dem Standpersonal sofort alle Informationen zur Zusammenstellung eines Gerichts o.ä. zur Verfügung stehen;
- auch die Hilfskräfte des Festes werden über das Kassensystem erfasst, d.h. Speisen und Getränke werden mitgezählt, jedoch den Helfern nicht oder nur teilweise berechnet;
- die Auswertung des Wareneinsatzes ermöglicht eine gute Kontrolle (auch bezüglich Schwund) und stellt eine konkrete Planungsbasis für künftige Veranstaltungen gleicher Art dar;
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detailgenaue Abrechnung zum Ende einer Veranstaltung inkl. aller Umsätze, Steuern und Einzelauswertungen der verkauften Artikel (inkl. Eigenverbrauch durch Hilfskräfte).