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Externer QMB: So können Sie ihn einsetzen

Regelwerke, wie die DIN ISO 9001 fordern für die Einführung und Weiterentwicklung eines QM-Systems den Einsatz eines Qualitätsmanagementbeauftragten. Viele Unternehmen stellen für diese Position einen internen QMB ein. Doch die Aufgaben können auch von einer externen Person übernommen werden. Dies kann allerdings auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen: von der gelegentlichen Unterstützung bis zum kontinuierlichen Einsatz.

4 Einsatzmodelle für einen externen QMB

Für die Festlegung der Einsatzzeit und die Auswahl der Aufgaben eines externen QMB sind je nach Unternehmen unterschiedliche Faktoren ausschlaggebend. Diese können z.B. die zeitlichen Ressourcen der eigenen Mitarbeiter oder das Know-how in Bezug auf das Thema Qualitätsmanagement sein. Daher gibt es verschiedene Modelle des Einsatzes eines externen QMBs.

1. Betreuung des internen QMB

Viele kleine und mittlere Unternehmen haben einen Mitarbeiter, der bereits erste Erfahrungen mit der Einführung und der Umsetzung eines QM-Systems erlangt hat, aber bei dem noch gewisse Unsicherheiten vorhanden sind. Außerdem gibt es viele interne QMB, die Inspiration von außen benötigen, um innovative Lösungen zu finden. In diesen Fällen kann ein externer QMB Hilfestellung leisten. Die Betreuung ist kurzfristig, die Besuche beschränken sich auf wenige Stunden im Monat. Trotzdem ist der externe QMB im Notfall in diesem Fall per Telefon immer abrufbereit.

2. Temporärer Einsatz vor den Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits

Vor einem Zertifizierungsaudit durch externe Auditoren entscheiden sich viele Unternehmen dafür ein internes Audit durchzuführen. Externe QMB können dabei mit einem geschulten Blick das QM-System auf Schwachstellen überprüfen. Der Einsatz ist somit nur kurzfristig und beschränkt sich auf 1 bis 3 Tage. Primäre Aufgaben sind die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des internen Audits. In einem abschließenden Bericht gibt der externe QMB Hinweise auf noch zu verbessernde Prozesse und erläutert ggf. Abweichungen.

3. Kontinuierlicher Einsatz

Der kontinuierliche Einsatz eines externen QMB ist am häufigsten anzutreffen. Die Einsatzzeit ist von der Unternehmensgröße abhängig, beläuft sich aber meist zwischen 4 und 15 Tagen pro Jahr. Voraussetzung für solch einen Einsatz ist eine funktionierende interne Kommunikation. Die Mitarbeiter sind dazu angehalten jegliche Änderungen dem externen QMB, entweder telefonisch oder per E-Mail mitzuteilen. Diese können z.B. Informationen über Fehlermeldungen, Kundenfeedback, Lieferantenbewertungen, Änderungen von Abläufen, neue Projekte oder neue Lieferanten sein. Der externe QMB bleibt damit auf dem Laufenden und kann entsprechende Maßnahmen zur Prozessoptimierung einleiten.

4. Kontinuierlicher Einsatz mit Übernahme weiterer Aufgaben

Dieses Einsatzmodell ähnelt dem Modell Nr. 3, geht aber noch weiter. Der externe QMB übernimmt neben seinen Hauptaufgaben noch weitere Aufgaben. Diese können z.B. die Leitung und die Beteiligung an Qualitätsprojekten, die Vorbereitung und Durchführung von Lieferantenaudits, die Durchführung von Schulungen etc. sein. Häufig wird dieses Modell von mittleren und großen Unternehmen genutzt. Die Einsatzzeiten liegen hier je nach Projekt bei mehr als 40 Tagen pro Jahr.

Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten zeigen, dass ein externer QMB die vielfältigsten Aufgaben übernehmen und so wertvolle Hilfe für ein Unternehmen leisten kann. Doch egal ob eine Organisation einen internen und /oder externen QMB einsetzt, das Wichtigste ist die kontinuierliche Verbesserung des QM-Systems. Nur so können die QMB zusammen mit den Mitarbeitern das Unternehmen langfristig auf Erfolgskurs bringen und sich fit für die Zertifizierung machen. Die Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen übernehmen akkreditierte Zertifizierungsorganisationen, die die Systeme mit anerkannten Normregelwerken abgleichen und bewerten. Die CERTQUA – Gesellschaft der Deutschen Wirtschaft zur Förderung und Zertifizierung von Qualitätssicherungssystemen in der beruflichen Bildung ist als spezialisierte Zertifizierungsorganisation schwerpunktmäßig im Bereich der beruflichen Bildung aufgestellt.