Outsourcing von Schreibarbeiten - wie finde ich ein geeignetes Schreibbüro?

Schreibbüro

Das Outsourcen von Schreibarbeiten ist für zahlreiche Unternehmer, Anwälte bereits gängige Praxis, da damit zum einen deutliche Kosteneinsparungen möglich sind oder man gar eine festangestellte Assistenz oder Sekretärin „einsparen“ kann, die den täglichen Schriftverkehr und sonstige Schreibtätigkeiten bewerkstelligt.

Die Frage ist aber, woran erkennt man einen professionellen Schreibservice und auf was sollte man ein besonderes Augenmerk legen, wenn man Schreibarbeiten auslagert?

Ein kompetenter Dienstleister für Schreibarbeiten sollte einige Dinge erfüllen, damit er einen vollwertigen Ersatz oder Unterstützung für die Sekretariats- und Schreibarbeiten darstellen kann. Wichtig ist vor allem, dass der Schreibservice selbst ausreichend Erfahrung mit den gängigen Schreibarbeiten im Assistenzbereich hat, ebenso ist eine entsprechende Ausbildung im kaufmännischen Bereich (z. B. Kauffrau für Bürokommunikation, Bürokauffrau, medizinische Fachangestellte und dergleichen) von Vorteil, um mit dem gängigen Schriftverkehr, dem Erfassen von Diktaten und der Transkription von Interviews vertraut zu sein.

So kann sichergestellt werden, dass beispielsweise das Erstellen von Kundenschriftverkehr, Rechnungen, Diktaten und auch Transkriptionen nach den gültigen Regeln DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung) und nach der neuen deutschen Rechtschreibung stattfindet. Weiterhin ist es wichtig, dass das Schreibbüro eine Verschwiegenheitserklärung ausstellen kann und damit zusichern kann, dass sämtliche übersandte oder übermittelte Unterlagen und Aufnahmen der Verschwiegenheit und somit dem Datenschutz unterliegen und sofort nach der Fertigstellung des jeweiligen Auftrags komplett zuverlässig gelöscht oder auch vernichtet werden. Gerade im Hinblick auf Transkriptionen von aufgezeichneten Interviews und Gesprächsaufnahmen werden oftmals vertrauliche Daten im Gesprächsverlauf der Audioaufzeichnungen preisgegeben, die nicht für Dritte bestimmt sind und selbstverständlich dem Datenschutz unterliegen müssen.

Meist kann man diese Voraussetzungen und Anforderungen an ein Schreibbüro auf den Homepages von infrage kommenden Schreibbüros ersehen. Falls dies dort nicht ersichtlich ist, sollten Sie keine Scheu haben, den Dienstleister nach den entsprechenden Nachweisen und Auskünften zu fragen.

Bei weiteren Fragen hierzu ist Ihnen der Büro- und Schreibservice Freund gerne behilflich: