Haben Sie die Übersicht in Ihrer Vereinsorganisation verloren? So bringen Sie wieder Ordnung rein.

So bringen Sie Ordnung in die Vereinsorganisation

In größeren Vereinen kann es schnell geschehen, dass Vorstände die Übersicht in Ihrer Vereinsorganisation verlieren. Die Folge: Probleme werden nicht erkannt bzw. der Vorstand ist bei der Lösungsfindung überfordert. Das wundert nicht, denn aufgrund der vielen Prozesse und den darin involvierten Personen fällt es schwer, die Probleme in der Vereinsorganisation rechtzeitig zu erkennen, zu analysieren und Lösungen zum Wohle des Vereins zu finden.

Anforderung an den Vorstand
Häufig erkennt der Vorstand nicht sofort, welche Bereiche im Verein von einem Problem betroffen sind. Deshalb ist es wichtig, dass Sie als Vorstand mit dem Geschäftsführer, Mitarbeitern, Abteilungsleitern, Gruppen und Mitgliedern regelmäßig in Kontakt bleiben. Nur gemeinsam schaffen Sie es, ein Problem rechtzeitig zu erkennen und den Rahmen zur Lösung präzise abzustecken.

Beispiel: Die Abteilungsleitung einer Sportgruppe hat ein Problem und stellt an den Vorstand eine Anforderung. Der Vorstand muss nun zusammen mit der Abteilung in den Dialog treten und den Sachverhalt klären:

• Welche Probleme treten in der Abteilung konkret auf?
• Welche Ziele strebt die Abteilung genau an?
• Soll die Abteilung umgestaltet oder neu gestaltet werden?

Ziel und Nutzen für den Verein definieren
Wenn Sie die Probleme der Abteilung geklärt haben, stellen Sie sich als Vorstand eine wichtige Frage: Welchen Vorteil bringt es dem gesamten Verein?

Ziel in einem Verein ist immer die Steigerung der Mitgliederzahl und die Mitgliederzufriedenheit. Aber auch die Kosten dürfen Sie nicht außer Acht lassen. Ebenso, dass der Verein weiterhin flexibel bleibt, schnell auf neue Trends reagiert und Mitarbeiter sowie Helfer weiterhin motiviert bleiben. Das alles dürfen Sie niemals vergessen, wenn eine Abteilung beispielsweise interne Veränderungen möchte. Die Veränderungen in der Abteilung dürfen allerdings keine negativen Auswirkungen auf dem gesamten Verein haben.
 

Aus der Anforderung wird ein Projekt
Sind alle Punkte geklärt, starten Sie diese Anforderung als Projekt. Auf diese Weise arbeiten Sie zielstrebig und vor allem effizient. Klären Sie folgende Punkte mit der Abteilung:

• Wer arbeitet mit?
• Wer übernimmt welche Aufgaben?
• Welche Mittel stehen zur Verfügung (Sachmittel, Budget)
• Wie soll das Projekt benannt werden?
• Wann soll das Projekt starten?
• Bis wann soll das Projekt abgeschlossen werden?

Ermitteln Sie, ob es Einschränkungen gibt
Bevor das Projekt startet, sollten Sie noch klären, ob es noch Einschränkungen geben könnte. Einschränkungen könnten sein:

• Intern: z. B. Einschränkungen aus Regelwerken wie der Vereinssatzung, Geschäftsordnung, Beschlüsse der Mitgliederversammlung etc.
• Extern: z. B. gesetzliche Einschränkungen (BGB, Vereinsrecht), Verträge etc.
• Rahmenbedingungen, z. B. finanzielle Mittel etc.

Nur, wenn Sie alle Bedingungen, Vorgaben und Einschränkungen kennen, können Sie an eine realistische Lösungsfindung arbeiten.

Große Projekte in kleinere Projektpakete bündeln
Bei größeren Projekten ist es meist sinnvoller, das Projekt in kleinere Projektpakete zu bündeln. Allerdings müssen Sie immer wieder prüfen, ob die Teillösungen auch zur Gesamtlösung beitragen. Beispiel:

In Projektpaket 1 sind die organisatorischen Einheiten gebündelt (z. B. die Mitgliederverwaltung und die Buchhaltung).

In Projektpaket 2 sind die Abläufe, die in einen größeren Prozess eingebettet sind, gebündelt (z. B. Aufnahme einer Beschwerde im Rahmen der Qualitätssicherung).

Untersuchen Sie die Schnittstellen
Schnittstellen sind die Übergänge zwischen den einzelnen Systemeinheiten. Hier passieren die meisten Fehler. Denn gerade die übergreifenden Prozesse werden von den beteiligten Einheiten häufig unterschiedlich gehandhabt. Deshalb schauen Sie, wie die Schnittstellen innerhalb eines Projektes bzw. innerhalb der Projektpakete und übergreifend gelöst sind.

Gesamtlösung immer im Blick behalten
Behalten Sie die Gesamtlösung immer im Blick. Deshalb prüfen Sie, ob

• sich die Teillösungen ergänzen und
• das Lösungskonzept alle Ziele berücksichtigt.