E-Mail-Verkehr leicht gemacht

So schreiben Sie E-Mails schnell und professionell

In unserer heutigen, schnelllebigen Zeit sind E-Mails das Kommunikationselement schlechthin. Sie versprechen einen sehr schnellen Informationsaustausch und so schnell, wie eine E-Mail versandt werden kann, so zügig wird auch eine Antwort erwartet. Doch hier beginnt schon der Teufelskreis, denn E-Mails gelten gemeinhin als wahre Zeitfresser. Wer ständig seinen Posteingang nach neuen Nachrichten durchforstet, kommt kaum dazu, die eigentlichen Aufgaben zu erledigen. Umso wichtiger ist es, schon beim Schreiben der E-Mails ein paar Punkte zu beachten, die diese Aufgabe schneller und effektiver lösbar machen.

Der Betreff in E-Mails

An erster Stelle steht natürlich der Betreff einer E-Mail. Wählen Sie diesen immer passend zum Thema der E-Mail, so dass der Empfänger diese schnell zuordnen kann. Ein guter Betreff ist sehr kurz und prägnant, so dass ein kurzer Blick ausreicht, um zu wissen, worum es geht.

Ein solcher Betreff hilft nicht nur dem Empfänger Ihrer E-Mail, sondern auch Ihnen. Denn sobald Sie eine Antwort auf die E-Mail erhalten, werden Sie selbst schnell wissen, worum es geht. Achten Sie darauf, nur ein einziges Thema in einer E-Mail zu bearbeiten. Wenn Sie mit Kollegen oder Kunden mehrere Probleme zu diskutieren haben, sollten Sie für jedes Problem eine gesonderte E-Mail verfassen. Das ist vor allem deshalb so wichtig, weil sich fünf E-Mails zu fünf Themen einfacher bearbeiten lassen, als eine E-Mail, die sich um fünf Themen dreht.

Zunächst bietet eine E-Mail pro Thema den Vorteil, dass einfacher ein Betreff gefunden wird. Darüber hinaus kann die E-Mail einfacher in einen bestimmten Ordner verschoben, einem Projekt oder ähnlichem zugeordnet werden. Das hilft auch Ihnen selbst, wenn Sie die benötigten Antworten erhalten.

Der richtige Aufbau der E-Mails

Ebenso wichtig wie ein aussagekräftiger Betreff ist natürlich der Aufbau des Inhalts einer E-Mail. Beginnend mit der Anrede des Gegenübers folgt anschließend sofort das Thema, um das sich die E-Mail dreht. Danach folgen Ihre individuellen Ausführungen dazu. Zum Schluss liefern Sie noch eine kurze Zusammenfassung und stellen heraus, was im Folgenden zu tun ist. Wollten Sie mit Ihrer E-Mail nur informieren, so sollten Sie dies in der Zusammenfassung noch einmal herausstreichen. Erwarten Sie eine Antwort, sollten Sie dies ebenfalls explizit aufführen.

Diese E-Mails sollten Sie nicht schreiben

Es gibt allerdings auch E-Mails, auf deren Versand Sie verzichten sollten. Darunter fallen vor allem Rundmails. Intern sollten Sie eine E-Mail an CC-Empfänger beispielsweise nur dann senden, wenn deren Inhalt die einzelnen Empfänger auch tatsächlich angeht. Andernfalls quellen die E-Mail-Postfächer Ihrer Kollegen schnell über und auch Sie selbst werden immer mehr solcher E-Mails erhalten. Diese zu lesen oder zu bearbeiten, kostet unnötig viel Zeit. Wenn Sie häufig E-Mails erhalten, mit deren Inhalten Sie eigentlich gar nichts zu tun haben, werden Sie diese im Laufe der Zeit nicht mehr lesen. Und ebenso ergeht es Ihren Kollegen, überlegen Sie deshalb im Vorfeld genau, ob das Thema der E-Mail tatsächlich alle Empfänger betrifft oder eher nicht.

Ebenso sollten Sie auf das CC-Feld beim Anschreiben von Kunden verzichten. Denn dadurch geben Sie einerseits die E-Mail-Adressen Ihrer anderen Kunden bekannt, was zu datenschutzrechtlichen Problemen führen kann, andererseits können Sie Ihre Kunden kaum persönlich ansprechen. Nutzen Sie für solche E-Mails lieber professionelle Software, die die einzelnen Namen Ihrer Kunden entsprechend einsetzt. Das führt zu persönlicherem E-Mail-Verkehr, der auch eher gelesen wird.