Vertragsmanagement – ein effektives Werkzeug in unserer heutigen Geschäftswelt

Von cuckrikorian

Verträge und Partnerschaften sind wichtiger Bestandteil der heutzutage schnell voranschreitenden, multilateralen Geschäftskultur – sowohl im privaten, als auch im öffentlichen Sektor. Vertragsmanagement ist zu einem integralen Teil des Projektmanagement geworden, im Business und sonst auch. Viele kommerzielle und Projektmanager haben mehr und mehr mit Themen des Vertragsmanagements zu tun. Eine der Herausforderungen besteht oftmals darin, wie man überhaupt mit dem Vertragsmanagement beginnen soll. Der Prozess der Einführung von Vertragsmanagement ist etwas, das unter Umständen Jahre in Anspruch nimmt. Diese Art von Prozess sollte als fortlaufender, mehrstufiger Prozess angesehen werden, statt eines Projektes, das mal eben so innerhalb von einem Jahr umgesetzt werden kann. Nichtsdestotrotz ist Vertragsmanagement sehr wertvoll und sogar absolut notwendig. Die gute Nachricht ist die, dass nach jedem vollendeten Vertragsmanagement Teilschritt bereits Kosten eingespart und der Profit erhöht werden kann. Mit der Ausweitung des Vertrag abschließenden – Konzeptes auf das gesamte Unternehmen, wird es in seiner reinsten Form schon bald zu großen Erfolgen und hervorragenden Resultaten führen.

Wenn das Vertragsmanagement implementiert wird, muss man sich natürlich mit allerlei Prozessen und Operationen innerhalb des Unternehmens auseinandersetzen. Erst dann kann man die Hautthemen in Ihrem speziellen Unternehmen herausarbeiten. Einige typische Kriterien können jedoch bei allen Unternehmen und deren Verträgen herausgefiltert werden. Diese können Ihnen dabei helfen, einen Anfang zu machen und das weitere Vorgehen festzulegen.

Es gibt einige, sehr typische und leicht zu identifizierende Schritte, die für das Vertragsmanagement innerhalb eines Unternehmens wichtig sind. Der erste Schritt besteht darin, die Basics der Vertragsmanagementoperationen zu implementieren und dafür braucht es ein Contracting Software Programm. Dieses beinhaltet einen zentralen Vertragsaufbewahrungsort, ein Meeting mit allen von jedem Vertrag betroffenen Personen, ein Handbuch für das Vertragsmanagement, sowie ein Leitfaden für die Verträge des jeweiligen Unternehmens. Der zweite Schritt besteht darin, den Vertrag sozusagen „lebendig“ zu machen – in anderen Worten, ein Teil des Geschäftes werden zu lassen. Die beinhaltet Themen wie der Vertragsmanagement Prozess, eine tiefer Betrachtung der Geschäfts Einheiten, die Verwendung von Verträgen bei Operationen, wie beispielsweise das Projektmanagement und die praktische Anwendung des Vertragsmanagement als Business Werkzeug. Und schließlich als dritten Schritt im Prozess des Vertragsmanagement Systems – der strategische Schritt. An diesem Punkt angekommen, kann Ihre Organisation nun das gesamte Vertragssystem des Unternehmens unter dem Blickwinkel der Strategie bewerten. Diese finale Phase integriert das Vertragsmanagement als wertvolles Werkzeug für die Langzeitplanung, die strategische Weiterentwicklung und deren Umsetzung.