Wie wählt man ein Tool für virtuelle Zusammenarbeit in Remote Teams aus?

Virtual Collaboration

Virtual Collaboration, virtuelle Zusammenarbeit, zwischen potentiell räumlich getrennten Teammitgliedern und Businesspartnern, ist gerade in einer zunehmend freieren, kreativeren Arbeitswelt mit immer weniger klassischen Arbeitsverhältnissen eine der Key Komponenten, die über Gedeih und Verderb der in- und externen Unternehmenskommunikation – und damit der Effizienz, Produktivität und auch der Mitarbeiterzufriedenheit des Unternehmens – bestimmt.

Als Leitfaden für Neulinge in der Welt der Remote Zusammenarbeit sollten folgende Punkte eine gute Orientierungshilfe bieten.

Kriterien - Welche Faktoren gilt es zu beachten?

1. Cloud-based Systems

Das System Ihrer Wahl sollte ‚cloud-based’, also über die Cloud, laufen und Sie nicht verpflichten sperrige Dateien auf Ihrer Hardware zu installieren. Cloud-basierte Systeme haben denn Vorteil, dass sie von überall und jederzeit Verfügbar und dabei immer auf dem neuesten Stand sind.

3. Gute Qualität auf dem höchsten Stand der Technik

Sie sollten bei der Wahl Ihres Anbieters stets ein Auge darauf haben, dass dieser das schon heute technisch Mögliche ausschöpft, statt sich mit marktüblichen standard- – oder schlimmer, Sub-standard-Lösungen zufrieden zugeben. Mit einem innovativen Anbieter, der Grenzen ausweitet und die Konventionen in der Branche immer wieder einer kritischen Prüfung unterzieht, können Sie nicht nur schon heute die Technologie von morgen nutzen – Sie werden auch von Klienten als zukunftsorientierter wahrgenommen. Jede Software, die Sie täglich nutzen hat Einfluss auf Ihre Firmenkultur und sollte diese daher wiederspiegeln. Es kann daher langfristig durchaus von Vorteil sein auf Startups, junge Tools und innovatives Denken zu setzen, statt dem derzeitigen Marktführer den Vorzug zu geben. Nur weil ein Tool, wie etwa Webex, seit Jahren der Industriestandard ist, muss es noch lange nicht den Ansprüchen moderner User gerecht werden.

4. Ein flüssiges Zusammenspiel im Bereich Features und Funktionen

Ein gelungenes Kommunikationstool ist minimalistisch angelegt und bietet dennoch alle Features, die Ihren Arbeitsfluß bereichern könnten. Einen guten Anbieter erkennen Sie an flüssigen und durchdachten Abläufen, einem vorausdenkenden und funktionellen Featureangebot und der Einarbeitung passender Integrationen.
Das Collaboration Tool Ihrer Wahl sollte nicht einspurig, sondern mehrspurig aufgestellt sein: Chat, Video, Tonspur, Bearbeiten und Markieren von Dokumenten und Programmen innerhalb einer Videokonferenz mit einer Whiteboard Funktion, eine ‚analoge’ Telefoneinwahl, sowie Screen Sharing sollten ineinandergreifen.
Manche Tools bieten an dieser Stelle auch Youtube- und Drobbox-Integrationen, sowie offene Schnittstellen, durch die sie deren Software in Ihr eigenes System integrieren können.

5. Angemessene Kostenstrukturen

Als User ist man am Besten dran/fährt man nicht nur langfristig am Besten, wenn man ein Tool wählt, das auf nachhaltige Kostenstrukturen setzt. Dies sichert, dass der Anbieter seine Preise nicht kurzfristig erhöhen muss und gibt dem Kunden ein umfangreicheres Serviceprofil.

6. Begeben Sie sich auf eine Testfahrt

Genauso, wie Sie kein Auto ohne eine vorherige Testfahrt kaufen würden, sollten Sie verschiedene Tools ausprobieren, bevor Sie Ihre Entscheidung treffen. Nutzen Sie das jeweilige Tool im Alltag, in Gesprächen mit räumlich entfernten Klienten und Mitarbeitern und Sie werden schnell feststellen ob sich ein Tool für Ihre Unternehmensstrukturen eignet oder nicht.

7. Verfügbarkeit

Da sie als Remote Team das Kommunikationstool Ihrer Wahl aus den entferntesten Ecken der Erde nutzen wollen – und oft auch müssen – ist es sinnvoll vor einer Entscheidung darauf zu achten, dass Ihr Tool in den Gegenden, in denen Sie es brauchen nicht nur Server hat, sondern auch von lokalen Regierungen und Machthabern nicht auf eine schwarze Liste gesetzt wurde. Gerade kostenlose und bekannte Anbieter wie Skype haben hier zu kämpfen.

8. Service

Wie bei jedem anderen Produkt ist Serviceleistung eine Größe, die die gesamte Erfahrung mit dem Produkt maßgeblich mitformen kann. Es lohnt sich daher hier Erfahrungen zu sammeln bevor man sich für eine dauerhafte Lösung entscheidet. Manche Unternehmen bieten sogar je nach Kunden anpassbaren Servicezeitraum/ Serviceleistungen.
 

Welche Anbieter gibt es?

Welcher Anbieter erfüllt die meisten Kriterien?

Dies ist wie oben angedeutet eine Frage, auf die je nach Anforderungsprofil eine spezifische Antwort gefunden werden muss – mit einem innovativen, jungen Anbieter wie etwa dozeo – das in einem generischen Vergleich in unserem standardisierten Anforderungsprofil für ein modernes Gewerbe am besten abgeschnitten hat, wird man jedoch kaum einen gravierenden Fehler machen.

Fazit

Bei der Auswahl eines Anbieters für virtuelle Zusammenarbeit sollte man sich vorher genau überlegen, welche Funktionen man benötigt. Dann kann man den Anbieter auswählen, der alle Anforderungen erfüllt. Wenn man sich da unsicher ist, ob man den richtigen Anbieter gefunden hat, gibt es bei fast allen auch eine kostenlose Testphase, in der man das Tool auf Herz und Nieren prüfen kann.