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Warum Qualitätsmanagement? 6 gute Gründe, warum Bildungseinrichtungen ein Qualitätsmanagementsystem einführen sollten

Bildungseinrichtungen hinterfragen häufig kritisch, welchen Nutzen sie von einem Qualitätsmanagementsystem haben, bevor sie eines einführen. Dabei liegen die Vorteile klar auf der Hand. Der grundlegende Vorteil für die Bildungsorganisation liegt in der Systematisierung vorhandener Vorgehensweisen. Dazu gehören die Erhöhung von transparenten Abläufen in der Organisation, die Vergrößerung der Steuerbarkeit durch klare Prozessorientierung und die Sicherung der Durchführungsqualität von Schulungsmaßnahmen. Doch welche Effekte ergeben sich für Mitarbeiter, Unternehmen, Auftraggeber und Teilnehmer konkret?

Folgende 6 Vorteile ergeben sich:

1. Die Organisation der Bildungseinrichtung wird mit der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems professionell dokumentiert.
2. Die Kommunikationsstrukturen werden optimiert. Dies ist insbesondere für Einrichtungen mit mehreren Standorten ein Pluspunkt, da sie komplexere Kommunikationswege zurücklegen müssen, als Einrichtungen, die nur an einem Standort Bildungsarbeit leisten.
3. Bestimmte Arbeitsprozesse (z.B. Anmeldeverfahren, Abrechnung, Zertifikatserstellung für die Teilnehmer) werden standardisiert und sind damit für Mitarbeiter und Führungskräfte leichter durchzuführen und zu überprüfen.
4. Die Kunden- bzw. Teilnehmerzufriedenheit wird erhalten bzw. gesteigert.
5. Parallel zur Kundenzufriedenheit wird auch die Motivation interner und externer Mitarbeiter gesteigert.
6. Die Weiterbildung der Mitarbeiter wird gefördert. Dies erhöht auch gleichzeitig die Professionalität der Organisation.

Neben diesen funktionalen Vorteilen eines Qualitätsmanagementsystems, gibt es auf langfristige Sicht auch finanzielle Pluspunkte. Gegenüber den Kosten der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems stehen viel höhere Kosten der mangelnden Qualitätssicherung bei Nicht-Einführung. So müssen Bildungseinrichtungen tief in ihre Haushaltsetats greifen, wenn sie z. B. aufgrund von mangelnder Qualitätssicherung ihre Mitarbeiter nachschulen müssen, unnötige Mehrfachbearbeitungen leisten oder hohe Fehlerquoten aufweisen. Das zieht nicht nur einen großen finanziellen Aufwand nach sich, sondern erwirkt auch einen Imageverlust der Einrichtung. Ein Qualitätsmanagementsystem kann dies verhindern. Durch die Ableitung messbarer Qualitätsziele, die Definition, Transparenz und Dokumentation aller Geschäftsprozesse und die Festlegung von Qualitätsstandards für eine kundenorientierte Aufgabenerfüllung, werden Fehler vermieden und die Anforderungen der Kunden und allen weiteren Stakeholdern erfüllt.

Die Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen übernehmen akkreditierte Zertifizierungsorganisationen, die die Systeme mit anerkannten Normregelwerken abgleichen und bewerten. Die CERTQUA – Gesellschaft der Deutschen Wirtschaft zur Förderung und Zertifizierung von Qualitätssicherungssystemen in der beruflichen Bildung (www.certqua.de) ist als spezialisierte Zertifizierungsorganisation schwerpunktmäßig im Bereich der beruflichen Bildung aufgestellt.