Leistungsfähigkeit und Flexibilität sind entscheidend
Was muss eine gute Warenwirtschaft beherrschen?
Egal ob man im Einzelhandel tätig ist oder einen Online Shop betreibt, um den Überblick über seine Ein- und Ausgänge zu behalten, sollte man über ein leistungsfähiges und flexibles Warenwirtschaftssystem verfügen, wie es beispielsweise e-vendo anbietet. Doch oftmals tun sich Händler schwer, aus der riesigen Auswahl an Systemen und Lösungen das beste Angebot herauszufiltern, da sie nicht wissen, was die WaWi alles können muss. Aus diesem Grund folgen hier einige Tipps und Informationen dazu, was eine wirklich gute Warenwirtschaft in jedem Fall beherrschen muss.
Verkäufe erfassen, verwalten und Angebote erstellen
Zunächst einmal gehören zu den wichtigsten Aufgaben einer Warenwirtschaft das Erfassen von Aufträgen sowie das Erstellen von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen. Das sind allerdings erst die Grundfunktionen. Ein gutes Warenwirtschaftssystem kann noch viel mehr im Bereich Verkauf. Beispielswiese sollten für das Customer-Relationship-Management oder den Außendienst externe Daten erfasst werden können, die später wieder abgerufen werden können und nicht erneut nachgefragt werden müssen.
Der Einkauf: Bestellungen managen und Bedarf ermitteln
Im Bereich des Einkaufs sollte jede Software-Lösung neben der Bestellverwaltung auch den zukünftigen Bedarf an Produkten ermitteln können. Anhand dieser Daten erstellt es automatisiert Bestellvorschläge, die der Händler befolgen kann. Manche Systeme gehen sogar noch weiter, indem sie die Bestellungen auf Wunsch auch selbst auslösen können. Dadurch wird automatisch für Nachschub gesorgt, wenn ein Artikel zur Neige geht. Wesentliche Voraussetzung dafür ist der Anschluss an die Lagerverwaltung, worin auch der ursprüngliche Einsatzbereich der WaWi bestand. Damit überwacht man die Ein- und Ausgänge in der Lagerung und weiß sofort, was noch vorrätig ist und was wieder produziert oder bestellt werden muss.
Zugriffsrechte für Mitarbeiter bestimmen
Ein Handelsunternehmen besteht selten aus einer einzigen Person, sondern in ihm gibt es viele Mitarbeiter, die alle mehr oder weniger mit der Warenwirtschaft arbeiten müssen. Dabei müssen manche einfach nur Verkäufe erfassen, während andere Zugriff auf den Bestellbereich oder die Buchhaltungssoftware benötigen. Dafür ist es wichtig jedem Mitarbeiter gesondert Administrationsrechte zuzuweisen und die Daten nicht doppelt und dreifach eingeben zu müssen. Das heißt das Warenwirtschaftssystem muss die Stamm- und Vertragsdaten einzelner Mitarbeiter erfassen können und unterschiedliche Zugriffsrechte unterstützen.
Vorbereitung der Finanzbuchhaltung
Ein Warenwirtschaftssystem dient zur Überwachung von Warenbewegungen und kann anhand ihrer Daten schon die Angaben für die Buchhaltung vorbereiten. Ein gutes System sollte jedenfalls eine Schnittstelle zu einem oder mehreren gängigen Finanzbuchhaltungen besitzen, um die vorbereiteten Daten dorthin exportieren zu können. Viele Anbieter von Warenwirtschaftssoftware bieten auch entsprechende Module an, die sämtliche Finanzaufgaben (Automatische Kontierung, Controlling, Buchhaltung) selbst beherrschen.
Zukünftige Erweiterungen im Blick haben
Meist konzentrieren sich Händler zunächst auf einen Bereich (online oder Ladengeschäft) bevor sie sich später die Gedanken über eine Erweiterung machen. Dies kann sich rächen, wenn die zuvor benutzte WaWi-Lösung nur für einen Bereich ausgelegt ist und keine flexible Entwicklung zulässt. Dann müssen für viel Geld Software ausgetauscht, die Mitarbeiter neu eingewiesen und die Technik neu eingestellt werden. Nur wer von Anfang an die Zukunft im Blick hat und sich eine modular aufgebaute (ermöglicht Flexibilität) WaWi mit Onlineshop-Anbindung zulegt, ist für alle Eventualitäten gerüstet.