Werkzeugverwaltung in der Praxis

Von ipunkto

In Handwerksbetrieben geht es heiß her. Für die tägliche Arbeit werden eine Menge Geräte benötigt, viele Maschinen und deren Zubehör. Stundenlang müssen sie aufwendige Arbeitsprozesse unterstützen und unterliegen damit einer intensiven Abnutzung. Hinzukommt, dass die Geräte und Maschinen ausgeliehen oder getauscht werden, ohne dass man die Geschäftsleitung in Kenntnis setzt. Geht man davon aus, dass jeder Mitarbeiter einmal ein Werkzeug verleiht und dieses beschädigt wird, entstehen jährlich Schäden in Höhe von mehreren Hundert Euro. Hinzu kommen die Kosten für die Ersatzbeschaffung oder teure Reparaturen. Über die Jahre gerechnet kann ein Unternehmen dadurch erhebliche Verluste erleiden.

Die Lösung des Problems
Um diese kostspielige Angelegenheit vernünftig zu lösen, muss man sich Gedanken über eine adäquate Werkzeugverwaltung machen. Es ist nicht ausreichend, den Bestand in Tabellen oder Computerprogrammen zu verwalten. Diese weisen nämlich ganz klare Schwächen auf, wenn es darum geht, den Bestand während eines Einsatzes vor Ort zu dokumentieren. Eine transparente Arbeit ist meist nicht mehr möglich. Das ist auch kein Wunder, denn ein Arbeitseinsatz bringt immer Zeitmangel mit sich, wodurch automatisch die Sorge für das Werkzeug vernachlässigt wird. Die Angestellten nehmen Verluste oder Beschädigungen achtlos in Kauf, melden diese zu spät und verzögern dadurch die Ersatzbeschaffung.

Daraus ergeben sich natürlich auch rechtliche Probleme, denn viele Maschinen müssen in regelmäßigen Abständen überprüfen werden. Die Berufsgenossenschaft prüft dann diesen Nachweis auf Lücken. Falls diese gefunden werden, verliert das Unternehmen wiederum Geld und Zeit. Heutzutage ist es wenig effizient, die Werkzeugverwaltung per Hand vorzunehmen, weil man dadurch große Gefahr läuft, Unvollständigkeiten zu begünstigen. Genau so, wie es auf www.f-s.de einem Softwarehersteller erklärt ist, lässt sich diese Nachlässigkeit mit der passenden Software vermeiden.

Organisation des Arbeitsplatzes
Der Arbeitstag eines Handwerkers kann so viel einfacher sein, wenn er sich nicht mühselig um die Verwaltung des Werkzeugbestandes kümmern muss. Es kann nur von Vorteil sein, wenn man nicht die Hälfte seiner Zeit mit einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft zubringen muss. Hierzu benötigt es aber konkrete Lösungsansätze, die mit einer geeigneten Software gegeben sind. Schließlich geht es darum, die Werkzeugverwaltung nachhaltig zu organisieren und sowohl Sachschäden als auch finanzielle Schäden auf lange Sicht zu vermeiden.

Man muss sich nur einmal vorstellen, wie bequem es wäre, nicht für jedes Gerät einen 10-stelligen Code abtippen zu müssen. So abwegig ist diese Vorstellung gar nicht, denn die Kennzeichnung der Werkzeuge mittels Barcode verspricht eine äußerst elegante Lösung. Damit ist automatisch der stationäre aber auch der mobile Einsatz gewährleistet. Im Gegenzug bekommt jeder Angestellte einen passenden Schlüsselanhänger oder eine Chipkarte, welche beim Verbuchen der Werkzeuge zum Einsatz kommt. Der zuständige Mitarbeiter muss folglich nichts Weiter machen, als die Barcodes einzulesen. Das Buchen erfolgt lückenlos und komplett fehlerfrei. Zusätzlich ermöglicht eine Werkzeugsverwaltungs-Software wie unter www.f-s.de/index.php/leistungen/werkzeugverwaltung.html beschrieben, Vorteile wie das Hinzufügen eines Fotos, sodass im Falle einer manuellen Bearbeitung weitere Fehler ausgeschlossen werden können. Der zuständige Mitarbeiter kann sich jederzeit eine nachvollziehbare Bewegungshistorie ausgeben lassen, und zwar für jedes einzelne Werkzeug. Im Zuge der Werkzeugverwaltung können auch Rechnungen oder Reparaturprotokolle gespeichert werden. Ganz nebenbei lässt sich somit eine vollwertige Dokumentation des Inventars anstellen, was natürlich auch der Berufsgenossenschaft entgegenkommt.

Wie die Praxis aussieht
Die einfache Regel lautet: Je mehr Handwerker tätig sind, umso mehr Werkzeuge gibt es auch. Die Werkzeugverwaltung wird deutlich erschwert, vor allem dadurch, dass viele Angestellte über die gleichen Modelle verfügen. Am Ende des Arbeitstages verliert sich schnell der Überblick, wessen Eigentum man da eigentlich in der Hand hält. Mit etwas Pech geht man mit einer anderen, womöglich defekten Maschine nach Hause, ohne es zu merken. Fällt der Mangel auf, ist es meist schon zu spät. Falls nicht, muss man stundenlange Fahrten und lästige Absprachen auf sich nehmen, um das ursprüngliche Gerät wieder an sich zu nehmen.

Die Werkzeuglagerung kann mit wachsender Anzahl der Angestellten erschreckende Ausmaße annehmen. Umso effizienter muss das System sein, mit dem man vorgeht. Damit die Werkzeugorganisation nicht zur Last wird, muss man sich effizienteren Methoden bedienen, wie zum Beispiel einer eigens dafür entwickelten Software. Diese spart Zeit und ist eine Entlastung für den zuständigen Mitarbeiter.

Zuletzt räumt man mit einem sicheren System wesentliche Gefahren aus dem Weg. In einer praxisorientierten Arbeit besteht immer die Gefahr, dass sich jemand physische Schäden zufügt. Eliminiert werden kann diese nicht, jedoch aber auf ein Minimum reduziert. Auch das ist ein Ziel der sorgfältigen Werkzeugvermittlung. Die Lösungsansätze sind sehr vielschichtig und beeinflussen wesentliche Arbeitsprozesse in positivem Sinne.