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Wie läuft eigentlich eine Zertifizierung für ein QM-System ab?

Eine Zertifizierung dient der Beantwortung der Frage, ob eine Bildungseinrichtung mit seinen Prozessen und Lehrmethoden geeignet ist, die Kundenanforderungen und die Forderungen der eigenen Qualitätspolitik zu erfüllen. Externe Auditoren überprüfen dafür jährlich die Einhaltung der geplanten Qualitätsstandards und geben Hinweise zu Schwachstellen und Optimierungspotenzialen. Die Bearbeitung der Zertifizierungsverfahren übernehmen akkreditierte Zertifizierungsstellen, die üblicherweise nach folgenden 4 Leistungsstufen arbeiten:

1. Stufe: Auditvorbereitung
Vor Beginn des Auditierungsprozesses sollten Bildungseinrichtungen zunächst ein Gespräch mit den Experten der Zertifizierungsorganisation führen, um Auditschwerpunkte, Dokumentationsanforderungen etc. zu klären. Möglich ist vorab auch ein Voraudit, das detailliert Auskunft über den aktuellen Stand des Qualitätsmanagementsystems und die notwendigen Ergänzungen für eine erfolgreiche Zertifizierung liefert.

2. Stufe: Prüfung des Qualitätsmanagementhandbuchs
Nun folgt die ausführliche Prüfung der Qualitätsmanagementdokumentation. Sie wird auf Vollständigkeit, Plausibilität und Normkonformität überprüft. Ein detaillierter Bericht erläutert ggf. noch Verbesserungen, die von der Bildungsorganisation vorzunehmen sind und enthält die Entscheidung über die Zertifizierungsfähigkeit der Einrichtung.

3. Stufe: Audit im Unternehmen
Im dritten Schritt erfolgt die Auditierung vor Ort. Aufgabe der Auditoren ist es, objektive Nachweise dafür zu finden, dass das dokumentierte Qualitätsmanagementsystem der Realität und den Anforderungen der Norm entspricht. Sie zeigen Schwachstellen auf, veranlassen kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen und überwachen die Wirksamkeit bereits eingeführter Verbesserungen. Wenn die von den Auditoren vorgefundenen Vorgehensweisen nicht der im Qualitätsmanagementhandbuch geplanten Vorgehensweise entsprechen, dokumentieren sie eine Abweichung. Die Abweichungen lassen sich in Hauptabweichungen, Abweichungen und Einzelabweichungen unterteilen. Bei einer Hauptabweichung muss nachauditiert werden. Die Abweichung hat eine Korrektur zur Folge, die noch vor Erteilung des Zertifikats nachgewiesen werden muss. Einzelabweichungen sind Einzelfehler, die für die Zertifizierung nicht relevant sind.

4. Stufe: Zertifizierung und Überwachung
Endet das Audit erfolgreich, erhält die Bildungseinrichtung ein Zertifikat, das die Existenz, Wirksamkeit und die Anwendung eines Qualitätsmanagementsystems auf Basis der jeweiligen Norm bestätigt. Das Zertifikat gilt i. d. R. 3 Jahre, wobei jedes Jahr ein kürzeres Überwachungsaudit stattfindet.

Eine Zertifizierungsorganisation, die auf die Zertifizierung von Einrichtungen der beruflichen Bildung spezialisiert ist, ist die CERTQUA (www.certqua.de). Sie ist eine nach ISO 17021 akkreditierte Zertifizierungsorganisation für Bildungs- und Dienstleistungsorganisationen. Darüber hinaus ist die CERTQUA als „Fachkundige Stelle“ auf der Basis der Rechtsverordnung AZWV / AZAV akkreditiert.