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Wie Qualitätsmanager Mitarbeiterschulungen effektiv managen können

Mitarbeiterschulungen sind für Qualitätsmanager von großer Bedeutung, da Normen wie die ISO 9001 bestimmte Anforderungen dazu stellt. Darüberhinaus ist die Qualifizierung ein kostspieliger Posten für Unternehmen. Die Wirksamkeit und Rentabilität dieser Bildungsinvestition wird jedoch kaum gemessen. Qualitätsmanager tun deshalb gut daran, einen durchdachten Schulungsplan zu entwickeln, zu planen und durchzuführen. Folgende Arbeitshilfen unterstützen ihn dabei.

5 Schritte für ein effektives Schulungsmanagement

1. Schulungsbedarf festlegen
Kompetenzlücken der Mitarbeiter lassen sich am besten identifizieren und schließen, wenn zunächst der gegenwärtige und erwartete Bedarf an Kompetenzen analysiert wird. Informationsquellen dafür können z.B. Marktforschung, Mitarbeiteranfragen, Kundenfeedback oder Gesetze, Verordnungen und Richtlinien sein. Regelmäßige Schulungsbedarfsanalysen verhindern, dass das Unternehmen nur auf akute Qualifizierungsdefizite reagiert.

2. Kompetenzen und Kompetenzlücken ermitteln
Erfolgreiche Unternehmen zeichnen sich durch Mitarbeiter aus, die in vielen verschiedenen Handlungs- und Gestaltungsfeldern Kompetenzen besitzen und entwickeln können. Es ist daher wichtig, bestehende Kompetenzen und eventuelle Lücken zu identifizieren, um daraus den Schulungsbedarf für verschiedene Zielgruppen und den individuellen Bedarf für die einzelnen Mitarbeiter abzuleiten. Gängige Methoden zur Ermittlung des Schulungsbedarfs sind Befragungen, Beobachtungen, die Analyse von Stellen- und Funktionsbeschreibungen, die Erstellung einer Kompetenzmatrix (Ist-Soll-Abgleich) oder das Mitarbeitergespräch.

3. Schulungen entwickeln und planen
Um Schulungen entwickeln und planen zu können, ist es unumgänglich einen Schulungsplan aufzustellen, geeignete Schulungsmethoden auszuwählen und Kriterien für die Auswahl festzulegen. Danach sind unter Berücksichtigung bestimmter externer (Gesetze etc.) und interner (Lernkultur im Unternehmen etc.) Rahmenbedingungen die Lernziele und Lerninhalte zu planen. Ist dies geschafft, stehen dem Unternehmen verschiedene Schulungsformen zur Auswahl, z.B. interne und externe Schulungen, Austauschprogramme, Jobrotation, Fachvorträge, Tagungen und Kongresse etc.

4. Schulungen bereitstellen und durchführen

Für die Durchführung von Schulungen sollte das Unternehmen die notwendigen Ressourcen bereitstellen. Es hat darüber hinaus die Aufgabe, Schulungen zu unterstützen und zu erleichtern, auch bei externen Bildungsanbietern. Zu guter Letzt geht es darum, die geplanten Schulungen zu organisieren. Dazu gehören die Auswahl von Dozenten, die Planung von Raumbelegungen und die Bereitstellung von Lehrmedien und Schulungsmaterialien.

5. Schulungsergebnisse beurteilen
Um das Niveau der erworbenen Kenntnisse zu überprüfen, sollte die Unternehmensleitung sicherstellen, dass eine Beurteilung der Schulungsergebnisse stattfindet. Die Wirksamkeitsmessung kann in vier Evaluationsstufen erfolgen:
• Stufe 1: Messung der Zufriedenheit der Schulungsteilnehmer durch Feedbackfragebögen
• Stufe 2: Messung des objektiven Lernerfolgs durch Befragungen, Prüfungen/ Tests und Mitarbeiterbeurteilungen
• Stufe 3: Messung des Transfererfolgs durch Analyse der Verhaltensänderungen und Anwendung gelernter Fähigkeiten in die Praxis
• Stufe 4: Messung der Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg durch Kennzahlen wie Umsatz- und Kostenentwicklungen, Stundenleistungen etc.

Werden alle 5 Schritte beachtet, steht einer effektiven Qualifizierung der Mitarbeiter und damit einer Optimierung aller Prozesse nichts mehr im Wege.

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